使用 ChatGPT 撰寫：OpenAI Academy 指南

OpenAI Academy 介紹了一個結構化的 AI 輔助寫作框架

OpenAI 發布了一份使用 ChatGPT 優化職場寫作的指南，重點在於縮短草擬、組織與潤飾內容的時間。該指南強調系統化的寫作方法——從規劃到封裝——協助使用者克服「空白頁」的困擾，專注於高層次的決策。

計畫‑草稿‑修訂‑封裝 工作流程

有效的職場寫作旨在協助讀者快速理解資訊並確定後續步驟。為此，OpenAI 推薦四階段的工作流程：

• 計畫：定義目標、目標受眾，以及具體的「需求」或期望結果。
• 草稿：使用 AI 快速產出可用的第一版。
• 修訂：著重於提升草稿的流暢度、語氣、清晰度與篇幅。
• 封裝：將最終內容依特定傳遞渠道（如備忘錄、電子郵件、FAQ、投影片文字或腳本）進行格式化。

實作策略於寫作任務

為獲得最高品質的輸出，使用者應提供具體的情境與限制，而非依賴寬泛的提示。此流程分為四個關鍵步驟：

1. 定義任務

清晰的目標能產出更有力的草稿。使用者應以一至兩句話定義任務，明確說明受眾是誰以及讀者閱讀內容後的預期結果。

2. 提供原始素材

ChatGPT 能處理上傳的檔案、連結的應用程式或原始文字。使用者應提供要點、會議記錄、草稿或關鍵事實。此階段亦應包含明確的限制，例如排除內部行話或保持中性語氣。

3. 指定格式

輸出會因所要求的格式而有顯著差異。若需易於掃描的內容，使用者應要求使用標題與短段落。若是「可直接發送」的溝通，使用者應要求包含主旨、簡潔的開頭與明確的後續步驟。

4. 以目標導向的回饋迭代

目標導向的指導比寬泛的請求更有效。例如，要求「縮短 25% 長度」或「澄清最終行動呼籲」比單純請 AI「改進」更具成效。

實務應用範例

OpenAI 為常見職場任務提供了具體的提示結構：

任務	情境	預期輸出
跟進郵件	來自行銷、產品與營運等跨部門產品發布時間表的會議記錄。	簡潔的郵件，包含主旨、摘要，以及明確的後續步驟與負責人。
內部領導層更新	供高階領導快速了解進度、風險與後續步驟的粗略筆記。	單頁更新，包含進度、風險與未來工作的標題。
草稿公告重寫	包含內部行話的長篇草稿，需要更清晰且易於掃描。	較短的修訂版，以白話文字撰寫，並優化掃描閱讀。

成功的最佳實踐

為確保準確性與品質，OpenAI 建議以下指導原則：

• 以基礎開始：盡可能提供草稿或起始點。
• 先行結構：對於較長的作品，先要求大綱或結構再產出完整草稿。
• 套用限制：定義字數、閱讀等級、品牌語調或具體的「該做與不該做」項目。
• 要求理由：同時請求修訂內容與簡短說明變更原因，以了解背後邏輯。
• 驗證事實：務必核實內容中提及的具體數字、政策或主張。
• 一致性：若需持續遵循特定寫作風格，建議使用者建立自訂技能。