Gilbert + Tobin 如何利用 OpenAI 擴展 AI 應用

Overview

澳洲律師事務所 Gilbert + Tobin 已整合 OpenAI 的 ChatGPT Enterprise 與 Codex，以優化全所的營運工作流程。透過專注於提升營運效率而非取代專業法律判斷，該事務所截至 2026 年 6 月已在已啟用的帳號中實現了 87% 的活躍用戶率。

Gilbert + Tobin 透過結合顯著的領導層支持與針對特定角色的賦能，實現了全所範圍內的採用。執行長 Sam Nickless 將 AI 定位為應用專業判斷的工具，而非捷徑，他表示：「AI 並非作弊。」

為了確保技術與特定角色相關，業務轉型團隊為行銷、財務、招募與營運團隊進行了量身定制的演示。這種方法避免了通用的培訓，轉而採用針對各部門特定需求量身定制的工作流程。透過內部影片、展示與案例故事，採用率得到了支持，讓員工能隨時掌握新功能。

為了管理機密客戶與業務資訊的處理，該事務所實施了一套治理框架，其基礎是針對核准任務、輸入限制與輸出審查流程的明確指引。此框架包括對合約保護、基於角色的存取權限以及管理控制措施的評估。

擴大存取權限的信心進一步得到了 OpenAI 提供澳洲數據駐留（data residency）的支持，這讓事務所能滿足內部要求以及客戶對數據處理的相關期望。

ChatGPT Enterprise 被用於各種業務功能中，以減少手動勞動並提升輸出品質：

Recruitment: 研發與數據提取任務從四小時縮短至 20 分鐘；參考資料處理工作流程估計每位候選人可節省 25 分鐘。
Marketing and Business Development: 團隊合成整理以往的提案材料，以更高效地準備每年 400 到 500 份提案，同時利用深度研究來支持產業報告與客戶策略。
Finance and Technology: 財務團隊利用該工具進行試算表與數據分析，而技術團隊則將其用於文件記錄、腳本與內部指引。
Executive Alignment: 一個根據執行長寫作風格、優先事項與專業背景訓練的自定義 GPT，讓高管們在向他呈報前，能針對執行長的優先事項來壓力測試想法。

對於法律專屬的工作流程，該事務所利用了如 AI 驅動的 Harvey 平台等核准平台。

Gilbert + Tobin 使用 Codex 來從個人任務協助轉向在人工審查下執行多步驟的營運工作流程：

Audit and File Management: Codex 為 300 個實體準備了審計報告，並為系統上傳重新命名了 1,100 個檔案，取代了數日的數手動工作。
Compliance Checks: 該事務所建立了一個 AI 賦能的工作流程，用於衝突檢查、反洗錢 (AML)、政治敏感人物 (PEP) 與了解客戶 (KYC) 檢查。先前需要長達八小時的研究與處理步驟，現在可以在幾分鐘內完成。
Infrastructure Monitoring: 一位 DevOps 團隊成員使用 Codex 構建了一個針對 AWS 環境的監控「看守塔」，以整合營運信號並將需要人工介入的議題進行升級處理。
Application Development: 業務轉型團隊使用 Codex 將需求與規格說明書轉化為一個可運行的 Python 應用程式。

Gilbert + Tobin 目標是在實施必要控制措施的同時，擴大 ChatGPT Work 與 Codex 的使用權限。該事務所的長期目標是建立一個互聯的工作環境，讓員工可以存取核准的組織上下文資訊，並在無需於不同系統間手動切換的情況下交付完成的產出。